Cách viết email chuyên nghiệp

Hotaru

New member
Đây là kĩ năng rất quan trọng, mà các sinh viên Đại học cần biết khi gửi mail cho thầy cô, sếp, đơn vị tuyển dụng, câu lạc bộ, ....
Nếu các em không biết viết mail một cách tử tế và chuyên nghiệp thì người nhận sẽ cảm thấy bị xúc phạm, em sẽ không được gọi đi phỏng vấn, em sẽ trượt câu lạc bộ, sẽ bị thiệt thòi rất nhiều. Nhiều sinh viên của anh, khi lên đại học, ứng tuyển chỗ này chỗ kia, người ta bảo gửi mail, sau đó chẳng bao giờ được trả lời mail hoặc liên hệ lại, rồi cũng chẳng biết lí do tại sao lại như thế. Vì vậy, anh viết bài viết này để các em chú ý những điểm quan trọng trong bất kỳ email nào các em gửi cho người khác.

Thứ nhất là tiêu đề email: Gửi mail phải có tiêu đề mail, nếu không người ta lại tưởng là thư rác, họ không thèm đọc. Tiêu đề mail thì sẽ tuân theo yêu cầu của bên nhận, ví dụ có bên tuyển dụng yêu cầu tiêu đề mail phải có dạng [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN][ HỌ VÀ TÊN] [NĂM SINH] ví dụ [CHUYÊN VIÊN DỰ ÁN] [HOÀNG NAM][1997] thì các em phải viết đúng như họ yêu cầu. Nếu không có yêu cầu cụ thể thì tiêu đề mail phải nói lên được nội dung của email, ví dụ như "Ứng tuyển vị trí chăm sóc khách hàng - công ty ABC", tức là người ta đọc tiêu đề mail xong phải biết là mail đó sẽ chứa cái gì.

Thứ hai là nội dung mail: Nội dung email thông thường có thể bao gồm các thành phần: Lời chào, giới thiệu bản thân, nội dung email, lời mong hồi đáp, lời cảm ơn, tên

Ví dụ:
Dear chị Hằng,
Em tên là Phạm Thu Hiền, sinh năm 1997, hiện đang là sinh viên năm 3 của trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội.
Em viết email này nhằm ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên dự án tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Ánh Sao, theo như tin đăng tuyển trên báo Vietnamnet.vn.
Em rất mong được làm việc tại công ty vì qua tìm hiểu, em nhận thấy đây là một môi trường rất năng động và chuyên nghiệp.
Em rất mong nhận được phản hồi sớm từ phía công ty. Em chân thành cảm ơn.
Em Hiền,
(ps: ví dụ thôi nhé, ít nhất cũng phải có những nội dung này)

Thứ ba, là phải có phần chân của email. Trong đó ít nhất cũng phải có SĐT. Nếu em có chức danh nào đó trong câu lạc bộ hoặc tổ chức nào đó mà em muốn nêu ra thì cũng cho vào phần này. Để người ta tiện trong việc liên hệ đến các em.

Phần 4, các file đính kèm như CV xin việc chẳng hạn.
Về phần cv thì phải có một số lưu ý nhỏ như sau:

- CV tốt nhất là theo mẫu của bên nhận mail yêu cầu, nếu không có các em có thể tự viết, nhưng cố gắng chỉ nên để 1 mặt A4 thôi. Vì dài quá họ không đọc hết đâu (trừ phi họ có yêu cầu quá nhiều nội dung)

- CV nên để dưới dạng pdf, vì nếu để đoc thì có thể khi tải xuống, phần mềm word ở máy người đọc khác với phần mềm ở máy người gửi thì có thể người đọc sẽ không đọc được vì bị nhảy font chữ. Không nên để docx vì máy em có thể là word 2013, nhưng máy người đọc chỉ là word 2003 thì có thể sẽ không đọc nổi file em gửi. Tóm lại là gửi pdf.

- CV phải có các phần: Họ tên, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, quá trình học tập, kinh nghiệm có liên quan, điểm mạnh -yếu (nếu có), bằng khen - giấy khen - giấy chứng nhận kết quả học tập (ví dụ như học bổng), chứng nhận các hoạt động xã hội. Ít nhất phải có các nội dung đó. Vì post ngắn nên anh viết tóm tắt thế thôi.

- Email thì nên để chuyên nghiệp đừng để email kiểu: gaigiatimchong@gmail.com, nó sẽ phản cảm.

Ps: Nhiều em thấy viết email không như phần anh hướng dẫn nhưng vẫn được nhận thì phải hiểu, có thể người đọc quá dễ tính, hoặc họ quá cần nhân sự nên họ mới tuyển. Nhưng cái đó chắc chỉ 10% dễ tính, còn lại 90% thị trường đều rất khó tính trong việc các em gửi email cho họ. Vì vậy, để sống tốt, hãy dần hoàn thiện các kỹ năng viết email và viết CV chuẩn để có được những vị trí công việc tốt cũng như những cơ hội mới nhé.
 
Top